Implantação, Adaptação e Utilização no novo sistema de informações trabalhistas

Ermeson Leite

Segundo a RFB (Receita Federal do Brasil), a partir de janeiro de 2014 a escrituração Fiscal Digital (EFD) Social ou Sped Folha, como é mais conhecido, deve começar a ser implantado nas empresas e será de uso obrigatório, isso se mais uma vez a RFB não prorrogar o prazo como é de costume. Porém os empresários e profissionais dos setores voltados para a área trabalhista (departamento de pessoal, recursos humanos, gestão de pessoas) devem estar atentos sobre a importância de estarem se preparando para poder cumprir as exigências deste sistema. Embora as empresas já estejam utilizando esse tipo de sistema no departamento contábil e fiscal, devemos lembrar que toda mudança impõe novos conhecimentos, adaptações e assim a rotina do dia a dia sofrerá alterações. Com o Sped Folha, as empresas vão precisar ser mais ágeis no levantamento e fornecimento de informações que será mensal, pois todo processo do departamento de pessoal estará sendo fiscalizado automaticamente.

Vale ressaltar que o Sped Social é o mais complexo de todas as ramificações do SPED (Sistema Publico de Escrituração Digital), isso mesmo, é ele quem mais envolve órgãos, pessoas e se analisarmos inicialmente o seu leiaute é também o mais complexo, e além do mais vai abrangi desde micro empresas até multinacionais, então as equipes responsáveis pela olha de pagamento precisam de treinamento e as empresas têm de usar este prazo para reverem os procedimentos adotados na rotina do departamento de pessoal, para poder fornecer as informações pedidas pelo Sped Folha. Para isso é necessário tempo e já estamos às portas de 2014, assim os profissionais da área e os empresários que têm empregados trabalhando neste setor devem entender que com estas mudanças provavelmente, poderá ocorrer a necessidade da contratação de novos funcionários e ainda vão precisar investir em novos equipamentos e nas que não possuem um departamento de pessoal próprio, procurem uma empresa de consultoria de pessoal, no geral escritórios de contabilidade.

O que é o SPED Folha ou e-Social?

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. O Sped Social – Sistema de Escrituração Fiscal Digital Social – consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

O projeto vai abranger todas as empresas no Brasil independente da sua tributação e atenderá as necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como a Justiça do Trabalho, em especial no tratamento das Ações Reclamatórias Trabalhistas.

“Só terão problemas aqueles profissionais que não acompanham a evolução do meio de trabalho”.

Como vai funcionar o Sped Folha?

Segundo informações da RFB desde as informações da contratação até a rescisão dos funcionários, serão tratados como eventos do Sped, do mesmo modo que acontece com a Nota Fiscal Eletrônica. Isso quer dizer que, quando a empresa contratar ou demitir um funcionário, deverá gerar e transmitir um arquivo XML com assinatura eletrônica para os orgãos responsáveis em tempo real. Portanto, é imprescindível que seu sistema de folha de pagamento esteja totalmente adaptado a esta nova realidade.

O Sped folha facilitará o trabalho do Fisco e permitirá fiscalização muito mais eficaz, com rápida aplicação de multas.

O que vai mudar na rotina do Departamento de Pessoal?

A promessa da RFB é que a iniciativa mude diversos arquivos mensais e anuais e sua forma de envio, tais como: MANAD, SEFID, CAGED, RAIS, DIRF , Ficha de Registro de Empregado, CTPS e CAT, ainda há a possibilidade de que o Sped Folha traga o fim do número do PIS, que passaria a ser acessado através do próprio número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).

O lado Positivo do Sped Folha

Falar do lado positivo do Sped folha é algo que fica apenas no âmbito da expectativa, visto que ainda não começamos a utilizá-lo, porém podemos esperar que as promessas se tornem realidade e assim a melhor qualidade da fiscalização dos eventos trabalhistas ocorram de fato, e que a quantidade exorbitante de declaração que as empresas têm que enviar para o governo (quase sempre com as mesmas informações) diminua consideravelmente, e a melhor de todas é que os profissionais das áreas trabalhistas, em especial o departamento de pessoal, se torne mais valorizado e consequentemente se exija mais de profissionais que terão que ter um amplo conhecimento do direito trabalhista bem como serem atentos e ágeis com relação as rotinas pertinente ao setor.

O lado Negativo do Sped Folha

Talvez só possamos ressaltar uma negatividade com relação a esse processo, é que muitas empresas ainda não tem domínio total nem do uso do Sped Fiscal (com exceção Pernambucoque não utiliza o Sped fiscal para as empresas desse mesmo estado) e muitos reclamam da adaptação e da quantidade de atualizações que o sistema sofre, sendo assim o Sped Folha já pode adentrar nas empresas de forma não muito bem vinda, e se a Receita opta-se por implantá-lo assim de forma gradativa e com um prazo mais longo poderia ser melhor… Mas nada que uma boa departamentalização não resolva este impasse, nas empresas que não possuam departamento de pessoal próprio ou em outros casos, o aconselhado é procurar uma consultoria contábil, trabalhista ou de gestão de pessoal.

De uma forma geral o Sped Folha não será nenhum bicho de sete cabeças, será algo que as empresas que se preocupam em estar buscando aperfeiçoamento e estão sempre antenadas as mudanças vão conseguir trabalhar de forma tranqüila, desde que o empregador esteja consciente de que o seu dever é passar para o departamento de pessoal todas as informações necessárias para que sejam evitadas multas automáticas por erros ou faltas de informação, que poderiam ter sido realizadas se houvesse um planejamento de administração de pessoal eficiente e maior colaboração com o setor que cuida da parte burocrática da área trabalhista da sua empresa. Quanto aos profissionais do DP, vale ressaltar que nove funções acessórias que serão abrigadas em um único lugar facilitarão a rotina de trabalho, no sentido de, não precisar ficar tão apreensivo a datas e a situações de “tensão” como aquela do dia final do CAGED onde a transmissão está lenta. Devemos ver como um passo muito importante, onde só terão problemas aqueles profissionais que não acompanham a evolução do meio de trabalho e que são acostumados a esperar que o sistema de folha faça tudo. Para quem quiser saber um pouco mais conheça o leiaute com parte do Manual de Orientação do e-Social, versão 1.0, que está disponível na Internet no endereço eletrônico http://www.esocial.gov.br.

*Ermeson Leite é Bacharel em Ciências Contábeis pela UNINASSAU-RECIFE e Coordenador
de Departamento De Pessoal da Embraccon.